Connecter 800 arbitres, observateurs et désignateurs à travers les Pays-Bas en utilisant une seule platforme de communication
Royal Dutch Hockey Association
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L'Association Royale néerlandaise du Hockey (RDHA/KNHB) est une association professionelle et l'organisme officiel pour le hockey sur gazon et le hockey en salle. L'organisation emploie 1100 salariés et bénévoles qui s'engagent à offrir un hockey de haute qualité aux Pays-Bas et à soutenir 322 clubs avec un total d'environ 255 000 membres.
La RDHA utilise la platforme de la gestion, de la planification et de la communication offerte par RefAssist. Leon Rutten, le responsable des compétitions et d'arbitres, vous explique comment RefAssist aide RDHA à gérer ses défis d'arbitres.
Défi
Logiciel stable s'occupant de la gestion d'arbitres, y compris les désignations et les évaluations.
La RDHA désigne tous les arbitres pour environ 8.000 matchs par saison - les désignations de quelques 500 arbitres, 200 observateurs, 100 gérants de salle et 30 délégués de la fédération. L'arbitre en question doit être notifié, on doit s'occuper des changements en dernière minute et des évaluations doivent être réalisées et envoyées aux personnes rélévantes. La gestion de tous ces sujets et surtout la communication adéquate avec les parties prenantes réparties dans tout le pays était un défi énorme.
Pendant la recherche d'un système s'occupant de notre gestion d'arbitres totale (y compris les désignations et les observateurs), nous avions trois exigeances très importantes: le système devrait être extrêmement stable, il devrait générer des désignations automatiquement et il devrait être générique.
Grâce à RefAssist, nous organisons tout en une seule fois. Chaque personne impliquée peut partager toutes les informations nécessaires avec les autres dans un seul environnement digital.
— Leon Rutten, responsable de compétitions et d'arbitres de la RDHA
Approche
Tous les arbitres peuvent se connecter à refassist et sont divisés en groupes d' utilisateurs avec différentes authorisations.
Le logiciel a été personnalisé et lié à une base de données externe de la RDHA, intégrant tous les ligues, matchs et arbitres correctement dans RefAssist et définissant toutes les règles en tant que paramètres.
Un compte a été créé auquel tous les utilisateurs pouvaient se connecter. Les nouveaux arbitres se connectent à RefAssist via l'intégration avec la base de données. Un nouveau compte est créé automatiquement et la communication correcte est envoyée.
Les utilisateurs sont divisés en groupes d'utilisateurs avec de différentes autorisations, entraînant que chaque groupe ne peut utiliser que des fonctionnalités rélévantes et ne peut faire que des actions qui lui sont autorisées.
Solution
La gestion, la planification et la communication dans un seul environnement.
Les commissions incluses, subdivisées en groupes d'utilisateurs, utilisent RefAssist comme un outil de rapportage, de désignation et d'analyse. Dans un seul système, nous demandons maintenant des disponibilités, nous planifions tous les arbitres, nous communiquons les désignations aux arbitres inclus et nous complétons et communiquons des évaluations. De plus, nous utilisons RefAssist comme une platforme de communication en envoyant des messages ou en partageant des documents et des instructions.
Le plus grand avantage pour moi est la clarité de la structure du système, sa stabilité et l'expertise des personnes qui le sous-tendent.
— Leon Rutten, responsable de compétitions et d'arbitres de la RDHA
Résultat
Tout le monde est connecté, grâce à une équipe avec la connaissance du logiciel et des arbitres.
Grâce à RefAssist, nous organisons tout en une seule fois. Chaque personne impliquée peut partager toutes les informations nécessaires avec les autres dans un seul environnement digital.
Le plus grand avantage pour moi est la clarité de la structure du système, sa stabilité et l'expertise des personnes qui le sous-tendent. Le système n'a que quelques bogues et a été construit logiquement et génériquement. L'équipe RefAssit est toujours prête à nous soutenir très rapidement avec des réponses aux questions, ce qui aide les nouveaux utilisateurs à maîtriser le logiciel.
RefAssist continue son développement, en offrant des extensions intéressantes. En plus, quand nous demandons des extensions personnelles, elles sont construites très rapidement."
