Conditions Générales

1. Champ d'application

1.1 Les présentes Conditions générales (les « Conditions ») sont conclues entre RefAssist BV, dont le siège social est établi Provincieweg 405, 9550 Herzele, Belgique, inscrite sous le numéro d'entreprise 0505.722.564 (« RefAssist »), et l'organisation qui commande le Service (le « Client »).

1.2 Les présentes Conditions s'appliquent à toutes les offres, propositions, bons de commande et autres commandes de RefAssist (chacun une « Commande ») ainsi qu'à tous les services fournis par RefAssist, sauf si RefAssist et le Client ont signé un contrat écrit distinct pour ces services. La Commande et les présentes Conditions, y compris les dispositions relatives au traitement des données de l'article 13, forment ensemble le contrat entre RefAssist et le Client (le « Contrat »).

1.3 En cas de contradiction entre une Commande et les présentes Conditions, la Commande prévaut. Les conditions générales du Client ne s'appliquent pas, même si un bon de commande ou un autre document du Client y fait référence.

2. Le Service

2.1 RefAssist met à disposition une plateforme en ligne pour la gestion des arbitres et autres officiels, accessible via un navigateur web et, si la Commande le prévoit, via des applications mobiles (le « Service »). Les modules et options compris dans l'abonnement du Client sont précisés dans la Commande.

2.2 RefAssist accorde au Client un droit non exclusif et non cessible d'utiliser le Service pendant la durée du Contrat, pour ses propres activités liées à la gestion des officiels et des compétitions. Le Client peut autoriser son personnel, ses officiels, observateurs, formateurs et, pour les officiels âgés de moins de dix-huit (18) ans, leurs parents ou représentants légaux (les « Utilisateurs ») à utiliser le Service pour son compte.

2.3 Les prix sont basés sur le nombre d'officiels mentionné dans la Commande. Si le Client utilise le Service pour un nombre d'officiels plus élevé, RefAssist peut facturer le prix correspondant à ce nombre plus élevé à partir du début de l'année contractuelle suivante, après en avoir informé le Client.

2.4 RefAssist peut faire évoluer et modifier le Service, à condition que ces modifications ne réduisent pas de manière substantielle les fonctionnalités comprises dans l'abonnement du Client.

3. Utilisation du Service

3.1 Le Client est responsable de toute utilisation du Service effectuée sous son compte et veille à ce que ses Utilisateurs gardent leurs identifiants confidentiels et respectent les présentes Conditions. Le Client informe RefAssist sans délai de toute utilisation non autorisée.

3.2 Le Client ne peut pas copier, modifier, revendre ou procéder à l'ingénierie inverse du Service, ni y accéder par des moyens automatisés autres qu'une API mise à disposition par RefAssist. Le présent article ne limite pas le droit du Client d'accéder à ses propres données et de les exporter.

4. Systèmes tiers

4.1 Lorsque le Service est connecté à un système tiers choisi par le Client, comme une plateforme de gestion des compétitions ou un fournisseur d'authentification unique (SSO), le Client est responsable de l'obtention et du maintien de l'accès à ce système et de tous les frais facturés par son fournisseur.

4.2 RefAssist n'est pas responsable de l'indisponibilité, du dysfonctionnement ou de la modification d'un système tiers, ni d'une limitation de la connexion imposée par son fournisseur. Les adaptations nécessaires à la suite d'une modification d'un tel système sont effectuées au tarif journalier standard de RefAssist, après acceptation d'un devis par le Client.

5. Disponibilité et support

5.1 Si la Commande comprend un accord de niveau de service (SLA), la disponibilité, le support et les délais de réponse prévus dans ce SLA s'appliquent. À défaut, RefAssist vise une disponibilité du Service d'au moins 99,5 % par année contractuelle, hors maintenance planifiée, défaillances de systèmes tiers ou de réseaux échappant au contrôle de RefAssist et cas de force majeure. RefAssist annonce la maintenance planifiée à l'avance dans la mesure du possible et l'effectue à des moments de faible utilisation.

5.2 Sauf disposition contraire du SLA, les demandes de support peuvent être envoyées à support@refassist.com ou, pour les administrateurs du Client, via le RefAssist Help Centre. Le support est assuré pendant les heures de bureau, les jours ouvrables en Belgique.

5.3 RefAssist effectue une sauvegarde des Données du Client au moins toutes les vingt-quatre (24) heures, conservée pendant au moins sept (7) jours et stockée dans l'Espace économique européen. Les sauvegardes servent à rétablir le Service après une panne technique. RefAssist n'est pas tenue de restaurer des données supprimées ou modifiées par le Client ou ses Utilisateurs.

6. Prix et paiement

6.1 Les prix sont fixés dans la Commande. Sauf mention contraire dans la Commande, la licence annuelle est facturée anticipativement au début de chaque année contractuelle et les frais uniques, comme la mise en place, sont facturés à l'acceptation de la Commande.

6.2 Tous les prix s'entendent hors TVA, GST et autres taxes ou prélèvements, qui sont à la charge du Client.

6.3 Les factures sont payables dans les trente (30) jours suivant la date de facture. Tout retard de paiement entraîne des intérêts au taux applicable en vertu de la loi belge concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales, ainsi qu'une indemnité forfaitaire de 40 EUR par facture. Si une facture reste impayée dix (10) jours après un rappel écrit, RefAssist peut suspendre l'accès au Service jusqu'au paiement.

6.4 RefAssist peut augmenter les prix à partir de chaque nouvelle année contractuelle moyennant un préavis écrit d'au moins soixante (60) jours. Si le Client n'accepte pas l'augmentation, il peut résilier le Contrat avec effet à la fin de l'année contractuelle en cours, par notification écrite avant l'entrée en vigueur de l'augmentation.

7. Durée et résiliation

7.1 Le Contrat prend effet à la date mentionnée dans la Commande ou, à défaut, à la date d'acceptation de la Commande. Il est conclu pour la durée initiale mentionnée dans la Commande ou, à défaut, pour une durée d'un (1) an.

7.2 Le Contrat est ensuite reconduit tacitement pour des périodes successives d'un (1) an, sauf résiliation par l'une des parties par notification écrite au moins trente (30) jours avant la fin de la période en cours.

7.3 Chaque partie peut résilier le Contrat avec effet immédiat par notification écrite si l'autre partie commet un manquement grave auquel il n'est pas remédié dans les trente (30) jours suivant une mise en demeure écrite, ou si elle devient insolvable ou est déclarée en faillite.

7.4 Les montants déjà payés ne sont pas remboursés, sauf si le Client résilie en vertu de l'article 6.4, 7.3 ou 12.1, ou pour cause de force majeure en vertu de l'article 11. Dans ce cas, RefAssist rembourse les montants payés anticipativement pour la période postérieure à la résiliation.

7.5 Pendant trente (30) jours après la fin du Contrat, le Client conserve un accès en lecture seule au Service et peut demander gratuitement une exportation complète des Données du Client dans un format courant. RefAssist supprime ensuite les Données du Client conformément à l'article 13.

8. Données et propriété intellectuelle

8.1 Le Client est propriétaire de toutes les données saisies ou générées dans le Service par le Client et ses Utilisateurs ou pour leur compte (les « Données du Client »). RefAssist utilise les Données du Client uniquement pour fournir le Service et ne les utilise pas pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle. RefAssist peut utiliser des données anonymisées et agrégées qui ne permettent d'identifier ni le Client ni aucune personne, afin de maintenir et d'améliorer le Service.

8.2 RefAssist conserve tous les droits de propriété intellectuelle sur le Service. RefAssist peut utiliser librement les suggestions et remarques du Client pour améliorer le Service.

8.3 RefAssist peut mentionner le nom et le logo du Client comme utilisateur de RefAssist sur son site web et dans ses présentations. Le Client peut retirer cette autorisation à tout moment par notification écrite.

9. Responsabilité

9.1 RefAssist fournit le Service avec le soin et la compétence raisonnables, conformément aux bonnes pratiques du secteur. RefAssist ne garantit pas que le Service fonctionnera sans interruption ni erreur et n'est pas responsable de l'exactitude des données saisies par le Client ou ses Utilisateurs.

9.2 Aucune des parties n'est responsable de la perte de bénéfices, de chiffre d'affaires ou de clientèle, ni des dommages indirects ou consécutifs.

9.3 La responsabilité totale de chaque partie au titre du Contrat est limitée aux montants payés et dus par le Client au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur de la réclamation. Pour les réclamations relatives au traitement de données à caractère personnel, cette limite est portée à deux (2) fois ces montants. La responsabilité totale d'une partie pour l'ensemble des réclamations ne peut en aucun cas dépasser deux (2) fois ces montants.

9.4 Ces limitations ne s'appliquent pas en cas de fraude ou de faute intentionnelle, à l'obligation du Client de payer les prix, ni à la responsabilité qui ne peut être limitée en vertu de la loi.

9.5 Le Client garantit RefAssist contre toute réclamation de tiers résultant des Données du Client ou d'une utilisation du Service par le Client ou ses Utilisateurs en violation du Contrat ou de la loi applicable.

10. Confidentialité

10.1 Chaque partie garde confidentielles toutes les informations non publiques reçues de l'autre partie dans le cadre du Contrat et ne les utilise que pour l'exécution du Contrat. Cette obligation reste en vigueur pendant cinq (5) ans après la fin du Contrat et ne s'applique pas aux informations publiquement disponibles, déjà connues ou dont la divulgation est imposée par la loi.

11. Force majeure

11.1 Aucune des parties n'est responsable d'un manquement ou d'un retard causé par des événements échappant à son contrôle raisonnable. Si un tel événement empêche l'utilisation du Service pendant plus de trente (30) jours consécutifs, le Client peut résilier le Contrat par notification écrite.

12. Modification des présentes Conditions

12.1 RefAssist peut mettre à jour les présentes Conditions. La version en vigueur est toujours disponible sur le site web de RefAssist. RefAssist informe le Client par e-mail de toute modification importante au moins trente (30) jours avant son entrée en vigueur. Si le Client n'accepte pas les modifications, il peut résilier le Contrat avec effet à la date de leur entrée en vigueur.

13. Traitement des données

13.1 Dans le cadre du Service, RefAssist traite des données à caractère personnel pour le compte du Client. Le Client est le responsable du traitement et RefAssist est le sous-traitant au sens du Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (le « RGPD ») et, le cas échéant, du UK GDPR. Le présent article 13 constitue le contrat de sous-traitance entre les parties.

13.2 Objet, durée et finalité. RefAssist traite les données à caractère personnel uniquement pour fournir le Service pendant la durée du Contrat, ainsi que pendant la période nécessaire à la restitution et à la suppression des données par la suite.

13.3 Personnes concernées et données. Les personnes concernées sont les officiels, observateurs, formateurs, administrateurs et autres Utilisateurs du Client, ainsi que les parents ou représentants légaux des officiels âgés de moins de dix-huit (18) ans. Les données concernées sont les données d'identification et de contact, les données de compte et de connexion, les données relatives aux qualifications, disponibilités, désignations et prestations des officiels, et les autres données saisies dans les modules compris dans la Commande. Des données de santé ne sont traitées que si le Client utilise un module prévu à cet effet, comme le suivi physique.

13.4 Instructions. RefAssist ne traite les données à caractère personnel que sur instruction documentée du Client, donnée par le Contrat et par l'utilisation et la configuration du Service par le Client, sauf obligation légale contraire. RefAssist informe le Client si elle estime qu'une instruction enfreint la législation relative à la protection des données.

13.5 Confidentialité et sécurité. RefAssist veille à ce que toutes les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel soient tenues à la confidentialité et met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger ces données, compte tenu de l'état de la technique et des risques encourus.

13.6 Sous-traitants ultérieurs. Le Client donne à RefAssist une autorisation générale de faire appel à des sous-traitants ultérieurs, comme des fournisseurs d'hébergement et de messagerie. RefAssist impose à ses sous-traitants ultérieurs des obligations de protection des données équivalentes à celles du présent article et reste responsable à leur égard. Les données du Client sont hébergées dans l'Espace économique européen. RefAssist informe le Client au moins trente (30) jours à l'avance de tout ajout ou remplacement d'un sous-traitant ultérieur, et le Client peut s'y opposer pour des motifs raisonnables. La liste actuelle des sous-traitants ultérieurs est disponible sur demande à privacy@refassist.com.

13.7 Transferts. RefAssist ne transfère des données à caractère personnel en dehors de l'Espace économique européen que dans le respect du chapitre V du RGPD.

13.8 Assistance. Compte tenu de la nature du traitement, RefAssist aide le Client à répondre aux demandes des personnes concernées et à respecter ses obligations en matière de sécurité, d'analyse d'impact et de consultation préalable. RefAssist ne répond pas elle-même aux demandes des personnes concernées mais les transmet au Client. L'assistance allant au-delà des fonctionnalités du Service est facturée au tarif journalier standard de RefAssist.

13.9 Violations de données. RefAssist informe le Client dans les meilleurs délais, et en tout cas dans les quarante-huit (48) heures après en avoir pris connaissance, de toute violation de données à caractère personnel concernant les données du Client, et lui fournit les informations nécessaires pour satisfaire à ses propres obligations de notification.

13.10 Fin du traitement. À la fin du Contrat et après la période d'exportation prévue à l'article 7.5, RefAssist supprime les données à caractère personnel du Client dans un délai de trente (30) jours, sauf obligation légale de conservation. Les sauvegardes et journaux système sont supprimés dans le cadre de leur cycle de conservation normal.

13.11 Information et audits. RefAssist met à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent article et permet la réalisation d'audits par le Client ou par un auditeur mandaté par lui, moyennant un préavis raisonnable, au maximum une fois par an et aux frais du Client.

13.12 Sur demande, le Client peut conclure le contrat de sous-traitance complet de RefAssist, qui remplace alors le présent article 13. La liste actuelle des sous-traitants ultérieurs et une description des mesures de sécurité sont disponibles sur demande à privacy@refassist.com.

14. Dispositions générales

14.1 Les notifications prévues par le Contrat peuvent être faites par e-mail aux adresses mentionnées dans la Commande ou communiquées ultérieurement.

14.2 Si une disposition du Contrat est nulle, les autres dispositions restent en vigueur et la disposition nulle est remplacée par une disposition valable aussi proche que possible de l'intention initiale.

14.3 Le Client ne peut pas céder le Contrat sans l'accord écrit préalable de RefAssist. RefAssist peut céder le Contrat à une société liée ou à un successeur de ses activités et peut faire appel à des sous-traitants tout en restant responsable de ceux-ci.

14.4 Le Contrat est régi par le droit belge. Tout litige relève de la compétence exclusive des tribunaux de Gand, division Audenarde.

14.5 Les présentes Conditions existent en anglais et en français. En cas de divergence, la version anglaise prévaut.