Comment la URBSFA a-t-elle réduit les indemnités kilométriques de 30 %, économisant ainsi 1.500.000 km par saison?
Royal Belgian Football Association
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Logiciel planifiant les ressources: sans perte de temps, sans erreurs et sans frais de transport élevés.
L'Union Royale Belge des Sociétés de Football-Association (URBSFA) représentant tous les clubs football en Belgique, est composée de 2,000 clubs et organise 300,000 de matchs chaque saison.
RefAssist aide l'association avec la gestion quotidienne de ses arbitres et avec la planification efficace d'arbitres.
Défi
Un grand nombre de designations inefficaces, entraînant de mauvais indicateurs-clés de performance (KPI) et des frais de transport élevés.
En désignant des arbitres, il faut tenir compte d'un très grand nombre de conditions aux limites (p.e. l'impossibilité des arbitres de retourner trop souvent ou trop tôt à la même équipe, la catégorie [qualités], la disponibilité, les préférences personnelles, etc.). Or, il y a une pénurie d'arbitres, donc une désignation aussi efficace que possible est cruciale. N'oublions pas les frais de transport qui devraient être rationalisés.
Approche
L'intégration des données de tiers de l'URBSFA et la détermination des KPIs afin d'optimiser dans toutes les situations possibles.
Tout d'abord, l'équipe RefAssist a construit une intégration transparente avec les données de l'URBSFA ce qui a fait que toutes les données nécessaires telles que les ligues, divisions, équipes, saisons, matchs, locations et arbitres sont toujours à jour dans notre système.
Ensuite, en travaillant avec les responsables des désignations pour effectuer une analyse approfondie de toutes les exigences et les paramètres, les consultants conseillers de RefAssist ont rassemblé des règles empiriques appliquées et des aperçus du processus de planification manuel (à savoir en sautant d'un fichier Excel à l'autre). Avec ces informations, RefAssist a été configuré pour et adapté à d'autres scénarios. Les résultats KPI ont été comparés à la situation d'origine et affinés au cours de plusieurs itérations jusqu'à ce qu'on ait trouvé une solution qui satisfaisante pour toutes les parties prenantes.
Solution
On peut le faire? Oui, avec des outils de planification intélligents.
En filtrant automatiquement les arbitres disponibles et appropriés et en les triant par distance, performances ou nombre des matchs désignés, l'application de planification manuelle soutient les responsables de désignation de l'URBSFA, qui peuvent facilement annuler les arbitres interdits, voire désigner du point de vue de l'arbitre.
Les responsables peuvent aussi générer des désignations d'arbitre automatiques et optimalisées d'un clic de souris, selon les KPI de l'URBSFA tels que la minimisation des distances de transport.
Les désignations sont faites sans erreurs et les arbitres sont toujours informés grâce aux notifications et avertissements.
Résultat
La planification des ressources optimalisée entraîne des économies, des planners heureux, et une excellence opérationnelle.
Selon les responsables de désignations belges, le processus de désignation se déroule maintenant 80% plus rapidement, avec des frais de transport rationalisés considérablement de 25% à 30%. Chaque saison, les arbitres de football belges parcourent 1,500,000 km de moins sans aggraver d'autres KPI prédéfinis, voire noter l'amélioration de quelques-uns (p.e. plus de matchs sont désignés grâce à l'utilisation des ressource plus efficace).
